Cách tách họ tên trong Excel

Để tiện cho việc quản lý dữ liệu, các bạn cần phải tách họ và tên ra thành các dữ liệu khác nhau từ họ tên đầy đủ mà bạn đã nhập vào bảng tính Excel. Có rất nhiều cách giúp các bạn tách họ tên trong Excel, các bạn hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây để biết thêm chi tiết nhé.

Bạn đang đọc: Cách tách họ tên trong Excel

Cách tách họ tên trong Excel

Dưới đây là 3 cách tách họ tên trong Excel: sử dụng Find & Replace để tách tên; sử dụng hàm để tách họ tên; sử dụng code VBA để tách họ tên.

CÁCH 1: TÁCH HỌ TÊN SỬ DỤNG FIND & REPLACE

Bước 1: Đầu tiên muốn tách họ tên thì các bạn cần tạo thêm hai cột đó là cột Họ & Đệm và cột thứ hai là cột Tên. Tiếp theo các bạn sao chép dữ liệu trong cột Họ và Tên sang cột Tên.

Sao chép dữ liệu trong cột Họ và Tên sang cột Tên

Bước 2: Thực hiện tách tên trong cột Tên.

Chọn (bôi đen) các dữ liệu trong cột Tên cần tách tên, chọn thẻ Home -> Find& Select -> Replace hoặc các bạn có thể mở nhanh hộp thoại Find and Replace bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + H.

Bôi đen dữ liệu trong cột cần tách tên, chọn thẻ Home - Find& Select - Replace

Xuất hiện hộp thoại Find & Replace, trong thẻ Replace các bạn nhập “* “ (dấu sao và dấu cách) trong ô Find what, ô Relace with bỏ qua không nhập. Sau đó nhấn chọn Replace All để tách tên.

Trong thẻ Replace nhập dấu sao và dấu cách trong ô Find what, ô Relace with bỏ qua không nhập

Xuất hiện thông báo All done các bạn nhấn OK để hoàn tất, tắt hộp thoại Find & Replace, như vậy các bạn sẽ tách được tên ra khỏi chuỗi họ và tên.

Tách được tên ra khỏi chuỗi họ và tên

Bước 3: Thực hiện tách họ trong cột Họ và Tên sang cột Họ & Đệm.

Trong ô đầu tiên của cột Họ & Đệm các bạn nhập công thức hàm

=LEFT(B5;LEN(B5)-LEN(D5))

Với B5 là ô trong cột Họ và Tên, D5 là ô trong cột Tên.

Trong ô đầu tiên của cột Họ & Đệm nhập công thức hàm

Sau khi đã tách được Họ & Đệm của ô đầu tiên, các bạn sao chép công thức hàm xuống các ô khác để tách Họ & Đệm của tất cả các tên.

Sao chép công thức hàm xuống các ô khác để tách Họ & Đệm của tất cả các tên

CÁCH 2: TÁCH HỌ TÊN SỬ DỤNG HÀM

Bước 1: Tạo cột Họ & Đệm và cột Tên để chứa dữ liệu sau khi đã tách họ tên.

Tạo cột Họ & Đệm và cột Tên

Bước 2: Tách tên trong cột Họ và Tên sang cột Tên.

Các bạn chọn ô đầu tiên của cột Tên và nhập công thức hàm

=RIGHT(B5;LEN(B5)-FIND(“*”;SUBSTITUTE(B5;” “;”*”;LEN(B5)-LEN(SUBSTITUTE(B5;” “;””)))))

Với B5 là họ và tên đầy đủ trong cột Họ và Tên cần tách tên. Để hiểu hàm tách tên này các bạn cần hiểu được cách sử dụng từng hàm, các bạn có thể tham khảo các bài viết về hàm RIGHT; LEN; FIND; SUBSTITUTE.

Như vậy các bạn đã tách được tên cho dữ liệu đầu tiên.

Nhập công thức hàm vào ô đầu tiên của cột Tên

Các bạn sao chép công thức hàm xuống các ô phía dưới để tách các tên trong dữ liệu còn lại.

Sao chép công thức hàm xuống các ô phía dưới để tách các tên trong dữ liệu còn lại

Bước 3: Tách họ và đệm sang cột Họ & Đệm.

Các bạn thực hiện tách họ và đệm tương tự như cách 1, đó là nhập hàm =LEFT(B5;LEN(B5)-LEN(D5)) với B5 là họ tên đầy đủ, D5 là tên vừa tách. Như vậy các bạn sẽ tách được họ và đệm.

Tìm hiểu thêm: Cách chuyển file ảnh sang Excel chính xác nhất

Nhập công thức hàm vào ô đầu tiên của cột Họ & Đệm

Sao chép công thức hàm cho các ô còn lại các bạn sẽ được kết quả như sau:

Sao chép công thức hàm cho các ô còn lại

CÁCH 3: TÁCH HỌ TÊN SỬ DỤNG CODE VBA

Bước 1: Trên bảng tính Excel cần tách họ tên, các bạn chọn thẻ Developer -> Visual Basic hoặc tổ hợp phím Alt + F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic.

Chọn thẻ Developer - Visual Basic hoặc tổ hợp phím Alt + F11

Lưu ý: Nếu bảng tính Excel của bạn không hiển thị thẻ Developer các bạn chọn File -> Options.

Chọn File - Options

Trong Excel Options các bạn chọn Customize Ribbon ở menu bên trái, đánh dấu tích chọn trong ô vuông trước Developer trong phần Main Tabs và nhấn OK.

Đánh dấu tích chọn trong ô vuông trước Developer trong phần Main Tabs

Bước 2: Trên cửa sổ VBA các bạn chọn Insert -> Module để thêm Module mới để nhập code.

Trên cửa sổ VBA chọn Insert - Module

Bước 3: Sao chép đoạn code dưới đây và dán vào cửa sổ Module vừa thêm.

Private Function TACH(ten As String, lg As Integer)
Dim j As Integer
Name = Trim(ten)
For j = Len(Name) To 1 Step -1
If Mid(Name, j, 1) = " " Then
If lg = "1" Then
TACH = Right(Name, Len(Name) - j)
Else
TACH = Left(Name, j)
End If
Exit For
End If
Next
End Function

Bước 4: Lưu Module lại bằng cách chọn biểu tượng Save hoặc tổ hợp phím Ctrl + S và đóng cửa sổ Microsoft Visual Basic.

Lưu Module

Bước 5: Tách họ và đệm từ họ và tên đầy đủ.

Đầu tiên các bạn cũng tạo hai cột Họ & Đệm và cột Tên, tiếp theo trong ô đầu tiên của cột Họ & Đệm và nhập hàm =TACH(B5;0) với B5 là họ và tên đầy đủ. Nhấn Enter để Module thực hiện hàm tách họ và đệm.

Trong ô đầu tiên của cột Họ & Đệm và nhập hàm TACH

Với các họ và đệm khác các bạn thực hiện sao chép công thức hàm TACH xuống.

Thực hiện sao chép công thức hàm TACH xuống

Bước 6: Tách tên ra khỏi họ và tên đầy đủ.

Tại ô đầu tiên của cột Tên các bạn nhập hàm =TACH(B5;1) với B5 là họ và tên đầy đủ. Sau đó nhấn Enter, như vậy Module sẽ được chạy và tách tên.

Tại ô đầu tiên của cột Tên nhập hàm TACH

Sao chép công thức hàm TACH xuống các ô còn lại các bạn sẽ được kết quả như sau:

Sao chép công thức hàm TACH xuống các ô còn lại

>>>>>Xem thêm: Hàm ACOS – Hàm tính arccosin của một số trong Excel

Trên đây bài viết đã giới thiệu đến các bạn ba cách tách họ tên trong Excel, các bạn có thể lựa chọn cách tách họ tên đơn giản và nhanh nhất. Chúc các bạn thành công!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *