Cách sử dụng Data Validation trong Excel

Data Validation là một tính năng hữu ích trong Excel, tính năng này sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong quá trình nhập liệu vào Excel như: Tạo danh sách thả xuống để người dùng chọn, thiết lập các cảnh báo nhập liệu, thông báo lỗi khi nhập không đúng,… Nếu bạn đang muốn tìm hiểu về Data Validation, cách sử dụng Data Validation, vậy mời bạn tham khảo cách sử dụng Data Validation trong Excel mà Excel.net.vn chia sẻ với bạn trong bài viết dưới đây nhé.

Cách sử dụng Data Validation trong Excel

I. Tạo danh sách thả xuống sử dụng Data Validation

Tạo danh sách thả xuống trong Excel là cách sử dụng Data Validation thông thường nhất, được nhiều bạn biết đến và thường xuyên sử dụng, dưới đây là các cách tạo danh sách thả xuống trong Excel sử dụng Data Validation.

1. Tạo danh sách thả xuống

Cách tạo danh sách thả xuống thông thường, mời bạn cùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn vào ô dữ liệu bạn muốn tạo danh sách thả xuống.

Chọn vào ô dữ liệu bạn muốn tạo danh sách thả xuống

Bước 2: Chọn Data -> biểu tượng Data Validation.

Nhấn vào biểu tượng Data Validation

Bước 3: Trong hộp thoại Data Validation, tại thẻ Settings bạn chọn List trong Allow, trong Source bạn có thể nhập danh sách dữ liệu trỏ xuống tại đây cách nhau bởi dấu phẩy.

Chọn List trong Allow

Hoặc bạn chọn đến vùng chứa danh sách thả xuống. Sau đó nhấn OK.

Chọn vùng chứa danh sách thả xuống rồi bấm OK

Như vậy bạn đã nhanh chóng tạo được danh sách thả xuống để dễ dàng chọn dữ liệu nhập vào.

Danh sách thả xuống hoàn thành

Lưu ý: Với cách này thì khi bạn cập nhật danh sách tùy chọn trong vùng dữ liệu tùy chọn thả xuống thì trong list trỏ xuống sẽ không được cập nhật. Nếu muốn dữ liệu trong danh sách thả xuống tự động cập nhật khi dữ liệu thay đổi thì bạn cần thực hiện cách tạo danh sách thả xuống thông minh phía dưới.

2. Tạo danh sách thả xuống thông minh

Có nhiều cách giúp bạn tạo danh sách thả xuống thông minh, tự cập nhật dữ liệu theo vùng dữ liệu tùy chọn thả xuống, dưới đây excel.net.vn sẽ hướng dẫn bạn theo cách sử dụng table.

Bước 1: Trong danh sách tùy chọn, bạn tạo bảng cho danh sách tùy chọn đó, sau đó đặt tên cho bảng trong phần Table Name của thẻ Table Design.

Tạo bảng và đặt tên cho bảng tùy chọn

Bước 2: Chọn ô cần tạo danh sách thả xuống, tiếp theo chọn Data -> biểu tượng Data Validation.

Nhấn vào biểu tượng Data Validation

Bước 3: Khi Data Validation xuất hiện, chọn List trong Allow, trong Source bạn nhập =indirect(“tên bảng đặt ở bước 1”) và nhấn OK.

Nhập lệnh Indirect vào trong phần Source và nhấn OK

Như vậy khi bạn thêm bất kỳ dữ liệu nào vào bảng danh sách thì trong danh sách thả xuống cũng sẽ cập nhật thêm dữ liệu đó.

Danh sách thả xuống được cập nhật thêm dữ liệu

II. Hiển thị thông báo khi nhập dữ liệu không hợp lệ

Ví dụ trong cột STT cần nhập vào số lớn hơn hoặc bằng 1, cần hiển thị thông báo khi nhập dữ liệu không hợp lệ, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn ô trong cột STT cần hiển thị thông báo, tiếp theo bạn chọn Data -> biểu tượng Data Validation.

Click vào biểu tượng Data Validation

Bước 2: Xuất hiện Data Validation bạn thiết lập.

  • Allow chọn Whole number
  • Data chọn greater than or equal to (lớn hơn hoặc bằng)
  • Minimum nhập 1

Sau đó nhấn OK.

Thiết lập Data Validation rồi nhấn OK

Như vậy khi bạn nhập là số 0 hay ký tự chữ đều sẽ xuất hiện thông báo nhập sai.

Khi bạn nhập là số 0 hay ký tự chữ đều sẽ xuất hiện thông báo lỗi

III. Thiết lập cảnh báo cho dữ liệu

Data Validation có rất nhiều tính năng hay và thiết lập cảnh báo cho loại dữ liệu nhập cũng là một cách sử dụng Data Validation trong Excel hay và hữu ích.

Ví dụ, bạn muốn thiết lập cảnh báo về độ dài cho mã học sinh không được vượt quá 6 ký tự.

Thiết lập cảnh báo cho dữ liệu

Để thực hiện thiết lập cảnh báo cho ô dữ liệu bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn ô đầu tiên trong cột Mã HS, tiếp theo chọn Data -> biểu tượng Data Validation.

Nhấn chọn biểu tượng Data Validation

Bước 2: Xuất hiện Data Validation, bạn thực hiện.

Chọn thẻ Settings:

  • Allow chọn Text length
  • Data chọn equal to
  • Length nhập 6

Thiết lập thẻ Settings

Chọn thẻ Input Message:

  • Title: tên cảnh báo
  • Input message: nội dung cảnh báo

Sau đó nhập OK.

Thiết lập thẻ Input Message

Như vậy khi chọn vào ô dữ liệu này sẽ xuất hiện cảnh báo để bạn biết yêu cầu cần nhập để nhập dữ liệu cho đúng.

Khi chọn vào ô dữ liệu này sẽ xuất hiện cảnh báo để bạn biết yêu cầu cần nhập

Trên đây là cách sử dụng Data Validation trong Excel với một số tính năng rất hữu ích của Data Validation. Nắm chắc được cách sử dụng Data Validation trong Excel giúp bạn rất nhiều trong quá trình nhập dữ liệu vào Excel, nhanh chóng, hạn chế lỗi nhập liệu. Hi vọng bài viết này hữu ích với bạn. Cảm ơn bạn đã quan tâm và theo dõi bài viết này.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *