Cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel

Đánh số thứ tự trong Excel giúp cho người dùng dễ dàng quản lý thông tin, quản lý dữ liệu, nhất là trong các báo cáo kinh doanh hoặc thống kê. Chính vì vậy việc đánh số thứ tự tự động này mang lại nhiều lợi ích và là thao tác cần đc thực hiện. Hãy cùng tìm hiểu những cách đánh số thứ tự trong Excel chỉ bằng vài thao tác đơn giản dưới đây nhé.

Bạn đang đọc: Cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel

Cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel

1. Đánh số thứ tự bằng công thức +1

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu dữ liệu sau.

Bảng dữ liệu

Bước 1: Nhập số thứ tự đầu tiên vào bảng tính, chúng ta chọn số 1 vào ô A2. Sau đó tại ô A3, chúng ta gõ câu lệnh: =A2 +1 và nhấn Enter.

Nhập công thức rồi nhấn Enter

Bước 2: Nhấn vào ô thứ 2 sang góc bên phải và kéo xuống để copy nó sẽ nhảy số.

Nhấn vào ô thứ 2 sang góc bên phải và kéo xuống để copy

2. Đánh số thứ tự bằng nhấp chuột

Bước 1: Trong bảng Excel bạn đánh số 1, 2 vào A2, A3.

Bạn đánh số 1, 2 vào A2, A3

Bước 2: Sau đó, bạn bôi đen 2 ô này và để chuột ở góc dưới cùng bên phải sẽ thấy xuất hiện dấu “+” màu đen và kéo chuột đến ô mình cần.

Nhấn vào dấu + kéo đến ô mình cần sử dụng

Bước 3: Khi thả chuột ra bạn sẽ thu được kết quả.

Khi thả chuột ra bạn sẽ thu được kết quả

Lưu ý: Khi bạn nhập 1 và 2 lần lượt tại B2 và B3, Excel sẽ hiểu rằng bạn đang muốn đánh số thứ tự tăng dần. Còn khi bạn nhập 1 và 3, Excel tự hiểu là số thứ tự sẽ được tính theo số lẻ tăng dần nhé và khi bạn cần xóa 1 dòng nào đó thì số thứ tự cũng không tự nhảy theo, nên sẽ phải kéo số thứ tự lại từ đầu.

3. Đánh số thứ tự bằng Công cụ AutoFill

Bước 1: Bạn vào thẻ Home rồi chọn Fill.

Chọn Fill

Bước 2: Tiếp theo bạn chọn Series.

Chọn Series

Bước 3: Trong hộp thoại Series bạn thiết lập như sau.

+ Series in chọn Columns.

+ Type chọn Linear.

+ Stop value đánh số mình cần đếm đến, ví dụ đến số thứ tự thứ 5.

Thiết lập Series

Bước 4: Nhấn OK và bạn sẽ có kết quả như hình dưới.

Tìm hiểu thêm: Cách gộp ô trong Excel

Nhấn OK trả kết quả

Nếu không có sẵn công cụ Fill thì chúng ta có thể tự tạo, dưới đây là cách tạo:

Bước 1: Chọn File rồi nhấn vào Options.

Chọn Options

Bước 2: Chọn phần Customize Ribbon sau đó lựa phần All commands rồi chọn mục Fill có mũi tên đi xuống.

Chọn Fill

Bước 3: Nhấn chuột phải vào Home và chọn Add New Group.

Chọn Add New Group

Bước 4: Chọn lại Fill và ấn Add.

Chọn Add

Bước 5: Chọn FillHome rồi nhấn OK.

Chọn Fill ở Home rồi nhấn OK

4. Đánh số thứ tự bằng hàm ROW

Công thức:

=ROW()- (số thứ tự ô đang ở -1)

Ví dụ: Bạn đang ở hàng thứ 2.

Bước 1: Nhập công thức =ROW ()-1 vào A2.

Nhập công thức =ROW ()-1 vào ô A2

Bước 2: Kéo và copy công thức theo dấu cộng sẽ trả kết quả như hình dưới.

Kéo và copy công thức theo dấu cộng

5. Đánh số thứ tự bằng hàm SUBTOTAL và If

Công thức hàm:

=IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; SUBTOTAL(function_num; ref1;…))

Trong đó:

  • Logical_test: Điều kiện của hàm IF.
  • Value_if_true: Giá trị sẽ trả về nếu điều kiện đúng.
  • Value_if_false: Giá trị sẽ trả về nếu điều kiện sai.
  • Function_num: Hàm được hiểu theo giá trị số (ở đây bạn sử dụng là 103 tương đương với hàm COUNTA).
  • Ref1: Vùng chứa số thứ tự mà bạn cần đánh số.

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu dưới đây.

Bảng dữ liệu

Bước 1: Bạn nhập vào công thức =IF(B2=” “,” “,SUBTOTAL(3,$B$2:B2)).

Nhập công thức hàm IF

Bước 2: Kéo và sao chép công thức đến hết bảng thu được kết quả.

Kéo và sao chép công thức đến hết bảng

>>>>>Xem thêm: Hàm NORMSDIST – Hàm trả về phân bố tích lũy chuẩn chuẩn hóa trong Excel

Lưu ý:

+ Luôn phải khóa giá trị đầu tiên, ở đây là B2, nếu không khóa thì khi chạy hàm sẽ bị lỗi đối với những ô bên dưới.

+ Bạn có thể dùng cách này khi sử dụng chức năng Filter.

+ Số thứ tự của giá trị được chọn sẽ được đánh lại từ đầu khi sử dụng hàm Subtotal.

+ Cách này chỉ áp dụng được khi đánh thứ tự theo cột.

Như vậy trong bài viết này đã chỉ ra cho bạn 5 cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel chuẩn nhất. Chúc bạn thao tác thành công!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *